• en
  •  
  • vi
Trang chủ    Sản phẩm    Phần mềm Đóng gói    Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc Foldio

Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc Foldio en

Giới thiệu chung

Foldio là hệ thống Quản lý Văn bản và hồ sơ công việc (Internet Document Management System) giúp doanh nghiệp trong việc quản lý văn bản và hồ sơ công việc một cách hiệu quả. Giao diện thuần web với các Phân hệ được sắp xếp theo luồng xử lý có liên quan theo trình tự thích hợp.

Có khả năng tùy biến cao, phù hợp với mô hình kinh doanh của từng doanh nghiệp. từng đơn vị khối nhà nước

Foldio tích hợp với giải pháp portal cổng thông tin điện tử. Triển khai dễ dàng, nhanh chóng, giá cả cạnh tranh, dịch vụ hậu mãi tốt,…

Các Module chức năng của phần mềm Foldio

  • Quản lý văn bản đến
  • Quản lý văn bản đi.
  • Quản lý văn bản nội bộ.
  • Quản lý văn bản trình ký.
  • Quản lý văn bản mẫu.
  • Quản lý hồ sơ công việc.
  • Quản lý luồng hồ sơ công việc.
  • Quản lý thư ký.
  • Quản lý ủy quyền.
  • Quản lý thống kê báo cáo.
  • Quản trị hệ thống.

Đây là phiên bản có sự đột phá về mặt công nghệ với sự bổ sung nhiều tính năng ưu việt, đặc biệt là việc hướng đến người dùng và khả năng quản lý tốt văn bản và hồ sơ công việc..

Về mặt nghiệp vụ:

  • Thống nhất và tin học hoá các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết công việc trong các CQNN để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức;
  • Xây dựng hệ thống các kho VB điện tử, khắc phục một cách cơ bản tình trạng cát cứ thông tin, cung cấp thông tin về VB phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn một cách thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp thời;
  • Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, từng bước tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, bên cạnh đó nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi đột phá trong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết công việc của cán bộ, công chức với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trên mạng, từng bước góp phần thực hiện cải cách hành chính.
  • Quản lý toàn bộ các văn bản của cơ quan bao gồm các văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản dự thảo, ... thực hiện gửi và nhận VB với các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên trong và bên ngoài thông qua môi trường mạng.
  • Quản lý toàn bộ các dữ liệu phát sinh trong quá trình luân chuyển và xử lý văn bản bao gồm các phiếu giao việc, phiếu trình, phiếu xử lý, các ý kiến trao đổi góp ý trong quá trình xử lý văn bản trên hệ thống mạng.
  • Tạo lập và quản lý các hồ sơ xử lý văn bản, thiết lập luồng xử lý để có thể theo dõi vết xử lý văn bản, lưu lại toàn bộ quá trình xử lý cũng như hồi báo của văn bản trên hệ thống mạng
  • Tạo lập và quản lý các loại báo cáo về các tình hình luân chuyển, quản lý và xử lý, theo dõi xử lý văn bản, kết xuất các thông tin tổng hợp nhằm phục vụ kịp thời công tác điều hành, tác nghiệp của lãnh đạo cũng như của các cán bộ trong cơ quan.
  • Chuẩn hóa, tạo lập và lưu trữ các thông tin danh mục nhằm quản lý các đối tượng tham gia vào hệ thống, trợ giúp việc nhập văn bản và hỗ trợ việc phân xử lý các loại văn bản theo thẩm quyền giải quyết.
  • Hỗ trợ công tác lưu trữ văn bản, hồ sơ.
  • Tích hợp với các thành phần khác có liên quan của hệ thống thông tin tại cơ quan nhà nước nhằm trao đổi thông tin.
  • Đơn giản hoá qui trình, giảm thời gian xử lý công việc, tiết kiệm chi phí hành chính và quản lý chặtchẽ tiến trình giải quyết thủ tục góp phần nâng cao hiệu quả của công tác cải cách hành chính.
  • Xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin, cung cấp thông tin về văn bản và hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời.

Về mặt tính năng: Foldio hướng tới người dùng nhiều hơn với giao diện đẹp, thân thiện, khoa học và dễ sử dụng. Chuẩn hóa và dễ dàng tùy biến cũng là ưu điểm của sản phẩm Foldio. Người dùng có thể lựa chọn chức năng được phân quyền trong từng phân hệ, tối ưu các thao tác nghiệp vụ trong hệ thống và thay đổi ngôn ngữ hiển thị trên giao diện…

  • Linh hoạt trong tìm kiếm quản lý thông tin văn bản, hồ sơ công việc : Foldio cung cấp một công cụ quản lý văn bản hiệu quả và linh hoạt trong việc cập thập thông tin văn bản cũng như tiện lợi cho việc tìm kiếm thông tin.Thông tin văn bản có thể  được thu thập từ các nguồn năng khác nhau(văn bản giấy,văn bản điện tử, Email, Fax…)
  • Quản lý hiệu quả công việc của nhân viên cũng như của lãnh đạo: Thông qua việc lên lịch sắp xếp các công việc cần hoàn thành, các sự kiện cần góp mặt trong hệ thống Foldio, hệ thống sẽ dựa trên thời gian thực mà đưa ra những thông báo nhắc việc kịp thời cho từng cá nhân cần hoàn thành, chi tiết tới từng thời điểm, đảm bảo cho công việc được hoàn thành đúng tiến độ. Foldio cũng thể hiện sự mềm dẻo trong việctạo ra các luồng công việc tùy và từng loại văn bản, tùy vào thực tế của các doanh nghiệp, đơn vị.
  • Hệ thống báo cáo động đáp ứng đa nhu cầu của doanh nghiệp, đơn vị: với tiêu chí hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp trong việc thống kê thông tin về tình hình văn bản đi, đến,  hồ sơ công việc giao và xử lý văn bản của Lãnh đạo và cán bộ nhân viên trong cơ quan đơn vị. Người sử dụng có thể tự tạo cho mình những báo cáo cần thiết dựa trên các thông tin lưu trữ trong CSDL. Chương trình hỗ trợ các biểu đồ thiết yếu mô tả thống kê và xuất file Excel linh hoạt.
  • Hệ thống quản lý phân quyền mềm dẻo đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu cao: Hệ thống quản trị đảm bảo mỗi tài khoảng truy cập được toàn quyền với những tài nguyên mình được tạo ra và có quyền hạn chế trên những tài nguyên được chia sẻ trong nhóm hoặc được gán cho bởi cấp trên. Đảm bảo không chồng chéo trong truy xuất thông tin giữa các tài khoản khác đang dùng hệ thống. Thông qua chia sẻ vai trò các thành viên trong nhóm sẽ chia sẻ cho nhau những tài nguyên cần thiết giúp nâng cao hiệu quả công việc.
  • Giao diện hài hòa, khoa học, phong cách chuyên nghiệp và tận dụng tối đa hiệu quả của nền web : Chương trình tận dụng những thế mạnh của công nghệ sharepoint 2010 trên nền Web form ASP.NET Framework 3.5 và SQL  Server 2008.Với ưu điểm là chạy trên nền Web, Foldio giúp doanh nghiệp triển khai hệ thông không chỉ trong phạm vi nội bô mạng LAN trong doanh nghiệp mà có thể public ra Internet đáp ứng nhu cầu công việc mọi lúc mọi nơi.Với tính năng đa ngôn ngữ, Foldio đáp ứng tối đa cho việc sử dụng hệ thống với nhiều đối tượng doanh nghiệp trong và ngoài nước.

Các tiêu chí về độ tin cậy của hệ thống

  • Phầm mềm hỗ trợ khả năng tích hợp hệ thống người dùng chung Active Directory hoặc dùng các phương thức xác thực người dùng khác.
  • Hệ thống hỗ trợ khả năng xác lập nhiều web site riêng biệt nhưng cùng trỏ tới một nội dung, mỗi web site phục vụ cho một đối tượng khác nhau với các qui tắc bảo mật được áp đặt trên cả web site. Nhờ thế, mức độ bảo mật được kiểm soát rất cao.
  • Hệ thống được thiết kế cho phép cài đặt và mở rộng theo mô hình farm, nhằm đáp ứng số lượng lớn lên đến hàng triệu truy cập đồng thời, hỗ trợ sẵn cân bằng tải, phân chia tải; đảm bảo độ tin cậy để phục vụ cho đơn vị, doanh nghiệp vừa, lớn và cực lớn.
  • Lưu vết toàn bộ các thao tác của người dùng trong hệ thống Phần mềm nhằm giúp người quản trị có thể dễ dàng quản lý hoạt động ra vào, thao tác trên hệ thống.
  • Cho phép người quản trị cấu hình lại các tham số hệ thống : như thiết lập các thông số SMTP, thiết lập nhắc việc trước bao nhiêu ngày,…
  • Hỗ trợ tạo nhanh các tài nguyên.

Các tiêu chí về bảo mật của hệ thống

  • Có cơ chế bảo mật cao do được thiết kế trên mô hình N-Tier. Ứng dụng mã hóa dữ liệu đường truyền (SSL) và hệ thống CSDL.
  • Quản lý người sử dụng và xác thực trên cả máy chủ và máy trạm.
  • Hệ thống cung cấp khả năng phân quyền chặt chẽ dựa trên các tiêu chí sau:
  • Theo quyền của từng vai trò trên hệ thống.
  • Theo vai trò của người sử dụng trong hệ thống..
  • Theo nhóm người sử dụng trong hệ thống.
  • Theo chia sẻ vai trò .
  • Theo từng người sử dụng.

Các tiêu chí khác

  • Ứng dụng chạy được trên hệ điều hành Win : XP, Vista, Win7, Server…
  • Tích hợp hệ thống Mass Email, SMS, Call Center
  • Hoạt động tốt trên các trình duyệt: Internet Explorer, Mozilla Firefox, Chrome, Opera,…
  • Tạo báo cáo động, in ấn, xuất dữ liệu theo các định dạng file: excel, word, v.v...

Khách hàng tiêu biểu:

Viện Khoa học Xã hội Việt Nam.

Công ty Cổ phần Dịch vụ kỹ thuật Điện lực Dầu khí Việt Nam.

Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam – Bộ Công thương.

Văn phòng Bộ Công thương.